Der Arbeiter-Samariter-Bund Hessen (ASB Hessen) ist einer der größten Landesverbände des ASB in Deutschland. Mit mehreren tausend Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen bietet der Verband ein breites Spektrum sozialer Dienstleistungen. Als moderner Träger im sozialen Sektor steht der ASB Hessen vor der Aufgabe, komplexe Projekte in einem dynamischen Umfeld zu planen, zu steuern und nachhaltig umzusetzen. Dafür braucht es eine klare Projektkultur, ein gemeinsames methodisches Fundament und Führung, die über Fachgrenzen hinweg Orientierung schafft.
Der Arbeiter-Samariter-Bund Hessen ist einer der größten Landesverbände im deutschen Wohlfahrtssektor und verantwortet ein breites Spektrum sozialer Dienstleistungen – vom Rettungsdienst über Pflege und Kinder-/Jugendhilfe bis hin zu vielfältigen Bildungs- und Unterstützungsangeboten. In diesem komplexen Umfeld nahm die Zahl bereichsübergreifender Projekte in den vergangenen Jahren deutlich zu: Digitalisierungsinitiativen, Organisationsentwicklungen, neue Leistungsangebote und standortübergreifende Fachprojekte.
Die Anforderungen an Projektarbeit stiegen, doch die Ausgangsbedingungen waren sehr heterogen. Ehrenamtliche, Hauptamtliche, Führungskräfte und Projektmitarbeitende brachten unterschiedliche Erfahrungen, Methodenverständnisse und Erwartungen an Rollen und Abläufe mit. Gleichzeitig wurden die Projekte größer, dynamischer und interdisziplinärer. Entscheidungen mussten über mehrere Ebenen hinweg abgestimmt werden, und die Zusammenarbeit zwischen Lenkungsausschuss, Projektleitung und Projektteams gestaltete sich zunehmend herausfordernd.
Immer wieder zeigte sich, dass Projekte durch fehlende Klarheit an Grenzen gerieten – über Projektauftrag, Rollen, Steuerung und Zusammenarbeit. Genau hier setzte der Bedarf an einer gemeinsamen, verbindlichen Projektkultur und einem einheitlichen Vorgehen an.
Der ASB Hessen wollte deshalb ein gemeinsames Fundament schaffen – eine klare, konsistente Projektkultur, ein verbindliches Projektmodell und ein Verständnis davon, wie man Projekte im Verbandskontext wirkungsvoll führt und steuert.
Ein klar definiertes Projektmodell, gemeinsame Rollenbilder und eindeutige Abläufe sollten sicherstellen, dass Projekte im gesamten Verband nach den gleichen Prinzipien aufgesetzt, gesteuert und abgeschlossen werden. Dabei sollten klassische und agile Methoden Berücksichtigung finden, um je nach Projektsetting vom jeweils besten “Werkzeugkasten” begleitet zu sein.
Lenkungsausschüsse und Projektleitungen sollten befähigt werden, ihre Rolle bewusst auszufüllen – orientierend, entscheidungsstark und konsequent in der Steuerung, auch ohne disziplinarische Macht.
Inhalte und Methoden sollten nicht nur in Trainingsräumen vermittelt werden, sondern dauerhaft abrufbar bleiben – über didaktische Verankerungswerkzeuge wie kompakte QuickCards, digitale Mindtrigger und Formate, die den Praxistransfer unterstützen.
Der Verband benötigte leicht anwendbare Tools und Instrumente, die Projektteams sofort nutzen können: von Auftragsklärung und Kick-off-Struktur über Meetingkaskade bis hin zu Delegationslogiken, Retrospektiven und Abschlussformaten.
Um die Ziele des ASB Hessen zu erreichen, entwickelten wir in einem repräsentativ zusammengesetzten Entwicklungsteam gemeinsam einen durchgängigen, top-down ausgerichteten Qualifizierungsansatz. Er orientiert sich konsequent am ASB-Projektmodell und verbindet alle relevanten Rollen – vom Lenkungsausschuss bis zu den Projektmitarbeitenden – in einer gemeinsamen Lernlogik. Hierbei ist auch das Branding ProjACT entstanden, welches im Kreis der Teilnehmenden den Ursprung hatte und das ACT im Sinne der wirksamen Projektarbeit als wesentlichen Maßstab betonte.
Wir begannen bewusst an der Spitze. Ein kompaktes Führungstraining stärkte das gemeinsame Verständnis für die fünf Rollen des Lenkungsausschusses, für echte Steuerung statt reinem Berichtswesen und für die Vergabe klarer, verbindlicher Projektaufträge. Damit entstand die notwendige Führungsorientierung, auf der alle weiteren Formate aufbauen konnten.
Das dreistufige Programm für Projektleiterinnen und Projektleiter schuf einen klaren Lernpfad entlang des Projektmodells: Modul 1: Projekte leiten – Führung im Sandwich, Rollen & Teamdynamik, Konfliktlösung. Modul 2: Projekte aufsetzen – Projektauftrag, Organisation, Kick-off, Meetingkaskade. Modul 3: Projekte managen – Delegation, Effektivität, Wirtschaftlichkeit, Abschluss.
Zwischen den Modulen kamen zwei zusätzliche Transferinstrumente zum Einsatz: Online-Mindtrigger zur kontinuierlichen Aktivierung und zum Praxistransfer. Reflexionsdialoge, in denen Projektleiterinnen und Projektleiter ihr Vorgehen anhand realer Projektbeispiele systematisch reflektierten und individuelles Feedback erhielten.
Um die Projektkultur an der Basis zu stärken, erhielten Projektmitarbeitende kurze, klar strukturierte Lernimpulse zu Rollenverständnis, Auftragsklärung und Meetingverhalten. Diese Formate dienten als schneller Einstieg und wurden durch digitale Lernbausteine ergänzt.
Alle Formate wurden durch einen gemeinsamen, sofort anwendbaren Satz an Tools unterstützt: Auftragsklärung, Rollenmodelle, Delegationslogik, Kick-off-Struktur, Meetingkaskade, Retrospektive, Abschlussformate und weitere Instrumente.
Auf Führungsebene entstand ein gemeinsames Verständnis dafür, wie Projekte im Verband geführt und gesteuert werden sollen. Im Lenkungsausschuss und in den Bereichsleitungen wurden Rollen geschärft, Entscheidungswege geklärt und die Auftragsklärung verbindlicher aufgesetzt. Damit wurden die Grundlagen geschaffen, um Projektaufträge eindeutiger zu formulieren, Entscheidungsschleifen zu verkürzen und die Steuerung konsequenter auszurichten.
Auch auf der Projektleitungsebene zeigte sich ein deutlicher Kompetenzschub. Projektleiterinnen und Projektleiter gewannen Sicherheit in ihrer Führungsrolle, insbesondere im Führen ohne disziplinarische Macht und im Umgang mit den komplexen Anforderungen zwischen Linie, Lenkungsausschuss und Team. Projekte wurden strukturierter aufgesetzt, Kick-offs klarer gestaltet und Konflikte früher gelöst.
Für Projektmitarbeitende und Teams entstand spürbar mehr Klarheit und Orientierung. Rollen, Erwartungen und Verantwortlichkeiten wurden besser verstanden, und Auftragsklärung wurde aktiv eingefordert. Teams arbeiteten selbstständiger, Meetingzeiten wurden reduziert und die Zusammenarbeit über Bereichsgrenzen hinweg wurde leichter, weil alle nach derselben Projektlogik agierten. Das senkte Reibungsverluste und erhöhte die Qualität der operativen Projektarbeit. Das Referat Managementsysteme des ASB in Hessen stützt durch kontinuierliche Angebote die fortlaufende Entwicklung von ASB ProjACT und stellt für das Trainingsangebot verlässliche Buchungswege und gezielte Informationen über eine Landingpage zur Verfügung. Inzwischen ist eine ergänzende Projektmanagementsoftware konzernweit bereitgestellt und Projektakteure vernetzen sich in dem ASB-ProjACT-Forum.
Auf Ebene der Organisation und des Gesamtverbands führte der Ansatz zu einer konsistenten, verlässlichen Projektkultur. Projekte konnten schneller gestartet, stabiler geführt und wirksamer abgeschlossen werden. Bereichsübergreifende Zusammenarbeit wurde einfacher, Entscheidungswege klarer, und große Veränderungsvorhaben – etwa Digitalisierungs- oder Strukturprojekte – ließen sich deutlich besser steuern. Der ASB Hessen gewann damit in den nach ProjACT-Maximen durchgeführtenProjekten an Umsetzungsstärke, Geschwindigkeit und organisatorischer Professionalität.
Die Zusammenarbeit mit GOBRAN® ist von ernsthaftem Interesse geprägt, die Wirkung der Projektarbeit in unserer Organisation gemeinsam zu analysieren, um auf dieser Grundlage an genau den richtigen Stellen und mit einer angemessenen Dosis Fortschritte zu erzielen. Dies auf Augenhöhe sowie unter Berücksichtigung aller relevanten Projektakteure. Abgerundet mit einer guten Portion Leichtigkeit, die eine Weiterentwicklung unserer Organisation neben dem sog.
Tagesgeschäft ermöglicht und geeignet ist, als Instrument der Führungskräfteentwicklung herangezogen zu werden. Das Resultat: Mehr Kompetenz und Selbstwirksamkeit in einem herausfordernden Umfeld führen vermehrt zu einem klar abgestimmten Vorgehen in der Projektarbeit. Besonders wertvoll ist, dass die Wirkung deutlich über einzelne Projekte hinaus in die Organisation reicht.
Sascha Morsch, Leiter Referat Managementsysteme, ASB Hessen
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